У небольшой американской компании не один срок в году. У неё есть набор повторяющихся обязательств на федеральном уровне, на уровне штата, а иногда и на местном уровне: часть из них годовые, часть ежеквартальные, часть ежемесячные, а некоторые привязаны не к датам, а к событиям. Большинство нарушений происходит не из-за сложности правил, а потому, что за конкретную подачу никто не отвечает, или потому, что тихий год считается годом, в котором подавать ничего не нужно.
Обязательства перед штатом: ежегодный отчёт, franchise tax и зарегистрированный агент
Практически каждый штат требует от зарегистрированной компании периодически, обычно ежегодно, подавать отчёт с подтверждением базовых сведений: адреса, данных зарегистрированного агента (registered agent), а во многих штатах и имён руководителей или управляющих. В ряде штатов к отчёту добавляется franchise tax, который, как правило, взимается независимо от того, был ли у компании доход. Сроки различаются от штата к штату, а компания, зарегистрированная более чем в одном штате, обычно подаёт отдельный отчёт в каждый из них.
Зарегистрированный агент — это постоянное требование, а не разовая формальность: именно на этот адрес приходят официальные уведомления и судебные документы, и если агент выбыл, компания может оказаться не соответствующей требованиям, даже если все остальные подачи в порядке.
Федеральный налог на доход: годовая декларация
Каждая американская компания в той или иной форме подаёт годовую федеральную декларацию, но её вид зависит от того, как компания классифицирована для целей налогообложения.
LLC
LLC с единственным владельцем в большинстве случаев для целей федерального налога не рассматривается как отдельная единица: её деятельность отражается в собственной декларации владельца. При этом LLC с единственным владельцем-нерезидентом, как правило, обязана подавать отдельную информационную отчётность, и это часто пропускаемый пункт у иностранных основателей. LLC с двумя и более владельцами обычно рассматривается как партнёрство и подаёт информационную декларацию.
Корпорации
Корпорация подаёт собственную годовую декларацию и платит налог на уровне компании; корпорации, выбравшие сквозной режим налогообложения, вместо этого подают информационную декларацию. В обоих случаях срок подачи приходится на весну, и, как правило, по запросу доступно продление. Продление срока подачи не является продлением срока уплаты.
Авансовые платежи
Компании и владельцы, ожидающие налог к уплате, как правило, обязаны вносить авансовые платежи ежеквартально, а не единовременно по итогам года. Их пропуск, как правило, влечёт начисление процентов и штрафов за недоплату, даже если сама декларация подана вовремя.
Январь: информационная отчётность по подрядчикам
Компания, которая в течение года платила независимым подрядчикам или отдельным поставщикам услуг, как правило, обязана в начале следующего года направить информационную отчётность как самим получателям, так и федеральному ведомству. Основная нагрузка приходится на январь, и окно для этого короткое. Сложность редко связана с самой подачей: она в том, чтобы собрать налоговые данные каждого подрядчика в момент начала сотрудничества.
Налог с продаж: ежемесячно или ежеквартально
Компания, продающая облагаемые товары или услуги и имеющая достаточную связь со штатом (через присутствие, сотрудников, склад или объём продаж), как правило, обязана там зарегистрироваться, собирать налог с продаж (sales tax) и перечислять его. Периодичность подачи назначает штат, обычно ежемесячно или ежеквартально. После регистрации компания, как правило, обязана подавать отчёт за каждый период, даже без продаж: штаты регулярно начисляют штрафы за неподанные нулевые декларации.
Зарплатная отчётность при наличии сотрудников
Наём первого сотрудника добавляет совершенно отдельный пласт обязательств. Работодатель, как правило, перечисляет удержанный налог на доход и налоги на заработную плату по графику, зависящему от размера фонда оплаты труда, подаёт ежеквартальные зарплатные декларации, в январе выдаёт каждому сотруднику годовую справку о доходах и ведёт отчётность по страхованию от безработицы и удержаниям в каждом штате, где работают сотрудники.
Зарплатные обязательства контролируются особенно строго, поскольку удержанные из зарплаты суммы считаются средствами, которые компания держит в доверительном управлении для государства; просрочка перечислений, как правило, влечёт быстро растущие штрафы, а ответственные лица в ряде случаев могут быть привлечены к личной ответственности.
Лицензии, разрешения и сведения о владельцах
Бизнес-лицензии, разрешения на продажу и местные регистрации, как правило, имеют срок действия и продлеваются по собственному циклу, который редко совпадает с налоговым годом, а просроченная лицензия означает работу с нарушением, даже если вся налоговая отчётность в порядке.
Сведения о владельцах — тоже элемент комплаенса. Изменения в составе участников, акционеров, руководителей или адресов, как правило, должны быть отражены во внутренних документах компании, а во многих штатах и указаны в следующем периодическом отчёте. Федеральные правила о раскрытии владельцев за последние годы менялись несколько раз, и компании стоит уточнить свой текущий статус.
«Нет дохода» не значит «нет отчётности»
Это самое распространённое заблуждение среди основателей. Компания, которая ничего не заработала, ничего не продала и никому не платила, в большинстве случаев всё равно обязана подать ежегодный отчёт штата, сохранять зарегистрированного агента и подать применимую к ней федеральную декларацию или информационную отчётность. Статус спящей компании не присваивается автоматически: компания существует до тех пор, пока не будет формально ликвидирована. Основатели, которые регистрируют компанию до того, как бизнес готов, нередко узнают об этом лишь тогда, когда неподанные отчёты и неуплаченный franchise tax уже накопились.
Что происходит, если что-то пропущено
Последствия, как правило, нарастают поэтапно. Сначала штрафы за просрочку и проценты. Затем компания теряет статус good standing в своём штате, и это становится видно банкам, платёжным системам, инвесторам и контрагентам, которые проверяют публичные реестры. Если нарушение продолжается, штат может административно ликвидировать компанию или отозвать её право вести деятельность.
Договоры, подписанные в этот период, могут быть оспорены, а защита от ответственности ослаблена. Восстановление, как правило, возможно, но требует подать всё пропущенное и оплатить накопившиеся начисления. Неподанные федеральные декларации оставляют срок для доначислений открытым бессрочно, а для владельцев-нерезидентов пропуск информационной отчётности, как правило, влечёт фиксированный штраф, даже если налога к уплате не было.
Один календарь и ответственный за каждую строку
Большинство этих проблем исчезает, когда компания ведёт единый комплаенс-календарь, в котором перечислены все повторяющиеся обязательства, их периодичность, юрисдикция и, что принципиально, ответственный за каждое из них человек. Ценность такого календаря не столько в датах, сколько в ответственности: когда напротив каждой строки стоит имя, ни один пункт не считается чьей-то ещё задачей. Календарь следует пересматривать при каждом изменении в бизнесе, поскольку новый штат, первый сотрудник или смена владельца, как правило, добавляют новую строку.
Как помогает YR Advisory
YR Advisory ведёт комплаенс-календари для небольших американских компаний, в том числе принадлежащих нерезидентам, отслеживая обязательства перед штатом, федеральные и зарплатные обязательства и закрепляя за каждой подачей ответственного. Фирма готовит и подаёт регулярную отчётность, следит за статусом good standing и привлекает лицензированных CPA, когда вопрос этого требует. Основатели получают ясную картину того, что и когда нужно подать и что уже выполнено.
Эта статья содержит общую информацию о требованиях к комплаенсу в США и не является юридической, налоговой или бухгалтерской консультацией. Требования зависят от штата, типа компании и обстоятельств; по вашей ситуации обратитесь к лицензированному специалисту.